Evrak Kayıt Dosyalama ve Arşivleme Eğitimi, kurum içi evrakların sistematik, hızlı, güvenli ve mevzuata uygun şekilde yönetilmesini amaçlar. Bu eğitimle katılımcılar, fiziksel ve dijital dokümanların düzenli tutulması, indekslenmesi, saklama sürelerinin belirlenmesi, arşivleme teknikleri, yasal zorunluluklar, gizlilik, bilgi güvenliği ve verimlilik artırma stratejileri hakkında uzmanlık kazanır. Böylece işletmelerin bilgi akışı etkinleştirilir, karar alma süreçleri hızlanır ve iş sürekliliği desteklenir.
Kapsam; evrak kabul ve kayıt sistemleri, dosyalama yöntemleri, raf dizilim teknikleri, kataloglama, belgelerin dijital ortama aktarımı, arşiv düzeni ve yönetimi, belge imha politikaları, ISO standartları, elektronik imza ve e-arşiv uygulamaları, iş sağlığı ve güvenliği ilkeleri, gizlilik ve etik değerler gibi konuları içerir.
Eğitime şu niteliklerdeki kişiler katılabilir:
- Ofis yönetimi, sekreterlik, idari işler, arşiv sorumluluğu, dokümantasyon departmanlarında çalışanlar.
- Büro yönetimi, kurumsal iletişim, insan kaynakları, kalite yönetimi birimlerinde görev yapan personel.
- Kamu kurum ve kuruluşlarında evrak yönetimiyle ilgili pozisyonlarda çalışanlar.
- Özel sektörde bilgi-belge yönetimi, lojistik dokümantasyon, proje dökümanları gibi alanlarda etkinlik gösteren profesyoneller.
- Bu alanda mesleki gelişim arayan öğrenciler ve yeni mezunlar.
Eğitimi tamamlayan katılımcılar:
- Evrak kayıt, dosyalama ve arşivleme süreçlerini standartlara uygun şekilde yönetir.
- Fiziksel ve dijital belge akışını hızlandırarak, aranan bilgilere kısa sürede erişir, iş verimliliğini artırır.
- Saklama süreleri, imha politikaları, ISO standartları ve yasal gereklilikler hakkında bilgi sahibi olur, mevzuata uyum sağlar.
- Gizlilik, bilgi güvenliği, etik ilkeler ve iş sağlığı güvenliği konularında farkındalık geliştirir.
- Dijital dönüşüm projelerinde dokümantasyon süreçlerini etkin şekilde yönetir.
Eğitim İçeriği Başlıkları:
- Evrak Kayıt ve Dosyalama Temel İlkeleri: Belgelerin kabulü, indeksleme, sınıflandırma, raf düzeni.
- Arşiv Yönetimi ve Saklama Süreleri: Arşiv planlama, depolama koşulları, saklama-imha politikaları.
- Dijital Dönüşüm ve E-Arşiv Uygulamaları: Elektronik imza, tarama, OCR, e-arşiv yazılımları.
- Yasal Mevzuat ve ISO Standartları: Belge yönetimi standartları, veri koruma, yasal zorunluluklar.
- Gizlilik, Güvenlik ve Etik Değerler: Kişisel verilerin korunması, bilgi güvenliği önlemleri, etik ilkeler.
- İş Verimliliği, İyileştirme ve Geri Bildirim: Süreç analizi, performans ölçümü, sürekli iyileştirme.
Eğitim, katılımcılara özel çevrimiçi bir panel aracılığıyla sunulur. Bu panelde yüksek çözünürlüklü eğitim videoları, örnek doküman modelleri, interaktif testler, canlı soru-cevap oturumları ve uzman danışmanlık hizmetleri bulunur. Katılımcılar, örnek senaryolar, projeler ve vaka analizleriyle pratik deneyim kazanır.
Uygulama ve Yönetim Özellikleri:
- Bireysel İlerleme Takibi: Katılımcıların öğrenme süreci izlenir, eksik yönler için ek destek sağlanır.
- Vaka Analizi ve Proje Tabanlı Öğrenme: Farklı belge türleri, arşiv düzeni ve kurumsal gereksinimlere uygun çözümler geliştirme.
- Esnek Öğrenme Programı: İçeriklere istenilen zamanda ve mekânda erişim, iş yoğunluğuna göre eğitimi kişiselleştirme.